Category: Administratie

Webshop administratie: lust of last?

Je hebt een webshop. Je verkopen nemen toe. Administratie wordt een probleem. Door slim jouw ICT te koppelen bespaar je tijd. Ook krijg  je daardoor betere stuurinformatie. Je administratie wordt dan een lust. Ik noem hieronder welke systemen door webshop eigenaren gebruikt worden. Tevens beschrijf ik kort zinvolle koppelingen (aka interfaces) tussen de ict systemen.

Welke ICT systemen gebruikt een webshop?

Als je een webshop hebt, heb je veel ICT-systemen. Voor een webshop worden al snel:

  • webshop programmatuur;
  • content management systeem
  • betaalinterface

gebruikt.

Op de achtergrond zijn een boekhouding en een bankrekening aanwezig.  Al snel wil je klanten beter kunnen bedienen. Een customer management systeem en een voorraadmanagement systeem doen dan hun intrede. Bij toenemend succes zal een bestelsysteem worden ingezet. Je wilt je webshop meer responsive op individuele klanten maken. Kortom een veelheid aan systemen. Deze systemen hebben heel veel gemeenschappelijk data. Bij een paar verkopen is het overtikken van de gegevens geen ramp. Echter al snel nemen de administratieve verplichtingen teveel tijd in beslag. Ze houden je van het ondernemen af. Dit is te voorkomen. Koppel jouw ICT systemen aan elkaar. Hierbij geldt hoe eerder geregeld, hoe beter.

Als webshop ondernemer zul je verbaasd staan, echter het koppelen van ICT systemen vergt meestal een werkend internet. Dat is er meestal wel. Daarnaast moet je planmatig je gewenste koppelingen (laten) realiseren. Veel ICT kennis is hier meestal niet voor nodig. Als webshop eigenaar bezit je door ervaring al vaak de benodigde vaardigheden.

ICT koppelingen

webshop – boekhouding

Ik begin met de webshop. Veel gebruikte webshopproviders en -systemen zoals Magento en Woocommere bieden een standaard koppeling met veel gebruikte boekhoudsystemen. In deze koppeling worden klantgegevens en verkopen vanuit je webshop naar je boekhouding gestuurd. De meeste koppelingen doen dat bijna realtime. Kortom je boekhouding is wat betreft verkopen altijd bij. Erg handig voor b.v. de BTW aangifte. De prijs van de koppeling is uiteraard afhankelijk van wat je precies wilt. Standaardprogrammatuur op huurbasis begint bij ongeveer € 10,–/maand.

webshop – logistiek

Veel logistieke dienstverleners bieden in hun dienstverlening standaardkoppelingen met de grote webshopsystemen aan. Voordeel van deze koppelingen is dat je tot heel dicht bij de verzenddeadline verkopen en dus verzendingen kan aanbieden.  Prijs vanaf € 0,00.

webshop – payment service provider

De koppeling met de payment service provider in je webshop is tegenwoordig een noodzakelijkheid. Je klanten verwachten dat ze op alle mogelijke manieren kunnen betalen. Doormiddel van deze koppeling heb je (bijna) geen afnemersbetaalrisico. De kosten van deze koppeling zijn altijd het transactietarief van bijvoorbeeld Ideal of creditcard. Soms moet je ook een abonnementstarief betalen. Kijk zeker verder dan jouw bank.

webshop – voorraadmanagement systeem

Nemen het aantal transacties of het aantal producten toe, dan is een voorraadmanagement systeem aan te raden. Binnen een voorraadmanagementsysteem hou je de actuele en verwachte voorraad bij. Je wilt namelijk nooit “nee”moeten verkopen.  Door de koppeling webshop en voorraadmanagementsysteem kun je de actuele voorraad in de webshop laten zien. Ook kun je de voorraad beter sturen aka voorraadkosten en “nee”verkopen minimaliseren. Let wel op seizoensinvloeden. Bijvoorbeeld zonnebrandcreme wordt vooral in de zomer en op wintersport gebruikt. Ook hier ligt de prijs niet vast. Wat zijn jouw functionele eisen? Voldoen standaardoplossingen? De prijs begint bij € 0,00 en kan stevig oplopen.

Boekhouding – bank

De drie grote banken bieden bij hun zakelijke rekeningen”gratis” koppelingen met boekhoudpakketten aan. Ook het verwerken van een incasso- en betaalbestand (in PAIN-formaat) zit vaak in de aanbieding. Als je de boekhouding koppelt aan de bank kun je makkelijk inkomende betalingen aan openstaande verkoopfacturen koppelen en uitgaande betalingen eenvoudig vanuit de openstaande postenlijst genereren. Laat leveranciers middels UBL digitaal hun nota indienen. Het verwerken van het bankverkeer is dan in grote mate geautomatiseerd. De kosten van deze koppeling kunnen bij bank en boekhoudsysteem liggen. Orienteer je goed, want soms zijn de kosten van deze koppeling niet onmiddellijk duidelijk.

Boekhouding – Belastingdienst

Met enige regelmaat moet je informatie aan de Belastingdienst aanleveren. Denk bijvoorbeeld aan de BTW aangifte. De Belastingdienst heeft graag dat je deze gegevens digitaal aanlevert. Veel boekhoudsystemen bezitten deze mogelijkheid. Als je “bij”bent scheelt dit veel ergernis. Aangifte doen is dan een simpele druk op de knop. En het minder leuke deel de betaling op tijd doen.

Conclusie

Mijn conclusie is dat veel administratieve arbeid geautomatiseerd kan worden. Uiteraard hangt hier aan prijskaartje aan. Echter deze kosten wegen al snel op tegen de voordelen: minder arbeid, toegenomen tijdigheid van informatie en hogere betrouwbaarheid van stuurinformatie. Het moet wel geregeld worden. En hier komt mijn advies om het in vroeg stadium te doen om de hoek kijken. Echt niets is zo erg als een digitale puinhoop. Begin daarom met kleine hoeveelheden, bijvoorbeeld bij 5 tot 10 verkopen per dag. Het grote voordeel is dat individuele transacties goed door de alle systemen gevolgd kunnen worden. Problemen kunnen zo snel geïdentificeerd en verholpen worden. Op deze wijze maak je jouw systemen en jouzelf gereed voor grotere aantallen. Loopt alles vanzelf, dan rest niets anders dan op uitzonderingen te letten.

Wil je over ICT voor webshops meer weten? Neem contact op. Ik heb heel veel jaren ICT en implementatie ervaring.

 

 

Bitcoin uitgelegd voor ondernemers

Bitcoin is een digitale cryptomunt. Bitcoin bestaat uit digitaal geld en software. Deze munt wordt niet door banken, centrale banken of staten ondersteund. Wat zijn de voordelen en de risico’s in gebruik voor ondernemers. Eerst hoe werkt bitcoin?

Hoe werkt Bitcoin?

Maak de veiligheidsgordels vast. Hier volgt een zo eenvoudig mogelijke uitleg van complexe informatie-technologie. Bitcoins worden door gespecialiseerde software en computers gemaakt. Bitcoins bestaan uit razend ingewikkelde sleutels. Deze sleutels worden momenteel als onbreekbaar beschouwd. Bitcoins zijn dan ook niet te kopiëren. Het aantal te maken bitcoins is aan een maximum gebonden.

Voor het uitvoeren van transactie’s, overdragen van bitcoins van de ene partij naar de andere partij, is geen toestemming of vertrouwen van een derde nodig. Tussenkomst van een bank is niet nodig. Het uitvoeren van transactie’s is volkomen veilig. Iedere transactie voegt aan de sleutel een stukje code toe. De transactie’s worden in het gedecentraliseerde grootboek (voor de liefhebbers een blockchain ) bijgehouden. Door de decentralisatie van het grootboek is gegarandeerd dat transactie’s uitgevoerd worden en niet “zoek” raken.

Voor het uitvoeren van transactie’s is een bitcoinwallet handig. Wallets worden door vele partijen aangeboden. Uiteraard kun je ook door het uitwisselen van qr-codes of lange ingewikkelde adressen transacties uitvoeren.

Bitcoins kun je op veel marktplaatsen kopen en verkopen. Zoek maar eens op “bitcoins kopen”. Bitcoins hebben een bied- en laatkoers (verkoop- en koopkoersen).  De koersen kun je opzoeken. Kijk dan gelijk naar het verloop van de koers, dit komt later van pas.

Samengevat:

  1. Je installeert een wallet op pc of telefoon
  2. Op een marktplaats koop je bitcoins
  3. Deze bitcoins “stop” je in je wallet
  4. Vanuit je wallet betaal je digitaal (!) een ander
  5. Binnen enkele minuten heeft de ander “zijn” bitcoins en ben jij (een beetje) armer

Waar kun je het gebruiken?

In principe kun je bitcoins in iedere transactie gebruiken. Zolang beide partijen dit accepteren is dit geen probleem. Bedacht moet wel worden dat als voor een transactie grote hoeveelheden bitcoins gekocht c.q. verkocht moeten worden, dit van invloed op de koers kan zijn.

Op dit moment wordt bitcoin wereldwijd door early adaptors gebruikt. Wereldwijd zijn er, met name kleinere, ondernemingen die bitcoin als transactiemunt accepteren. Het grote voordeel is dan snelheid van verwerken en relatief geringe transactiekosten. Daarnaast zijn er met name kleine retailers waar de early adaptors komen of kopen die bitcoins als betaalmiddel accepteren.

Samengevat zijn de voordelen:

  1. Tegenpartijen ontvangen wereldwijd zeer snel hun geld
  2. Lagere transactiekosten
  3. Geen bank nodig

Mogelijke problemen

  1. Bitcoins worden alleen nog gebruikt door very early adaptors. M.a.w. nog niet vaak in het zakelijk verkeer
  2. Vanwege de anonimiteit van bitcoins worden bitcoins ook voor bedenkelijke transactie’s gebruikt. Banken en overheden gebruiken dit om bitcoin transactie’s bij voorbaat verdacht te maken
  3. Betalingen in bitcoins verlopen anders dan met reguliere munten. De medewerkers moeten daarmee kunnen omgaan
  4. Controlerende accountants zijn nog niet dol op bitcoins. Zij zullen zeker het in hun ogen onzekere en speculatieve karakter van bitcoins in het jaarverslag tot uitdrukking gebracht willen zien.
  5. Koersrisico: Je handelt altijd in euro’s. Zo nu en dan koop/verkoop je in bitcoins. Het aanhouden van meer dan noodzakelijk bitcoins is dan een vorm van speculatie.
  6. Koersverloop: De koers van de bitcoin is volatiel (wisselt sterk). Indien bitcoin de intermediaire munt is kan het koersverloop voor complexiteit in de onderhandelingen zorgen
  7. Spread: De handelsplatformen zijn nog niet altijd even efficiënt. De spread (= verschil tussen bied- en laatkoers) kan dan groot zijn. Dit kan de kosten van de transactie aanzienlijk verhogen

Liquiditeitsplanning & Budget

Een liquiditeitsplanning geeft inzicht wanneer hoeveel geld wordt ontvangen of uitgegeven. Een liquiditeitsplanning geeft ook de perioden met kastekorten weer. Deze informatie kan gebruikt worden om te proberen met inkomsten en uitgaven te schuiven of ruimschoots op tijd met de bank afspraken te maken.

Het opstellen van een budget is haast nog belangrijker dan het budget zelf. In het proces van opstellen denk je na en maak je verwachtingen over de toekomst. In de loop van het jaar toets je regelmatig, bijvoorbeeld eenmaal per maand, of uitgangspunten en verwachtingen nog opgaan.

Wat is een budget? In de meest simpelen vorm een winst- en verliesrekening, een balans en een liquiditeitsplanning. Klinkt ingewikkeld echter als je een winst- en verliesrekening hebt dan volgt de liquiditeitsplanning “vanzelf”. Het opstellen van een omzet- en kostenbudget heb ik eerder beschreven. Éen opmerking: ik heb het hier over het opstellen van een budget voor kleine niet kapitaalintensieve ondernemingen. Bijvoorbeeld een budget voor een zzp’er, ambulante handel, creativeling etc..

Goed nu de liquiditeitsplanning. In het winst- en verliesbudget is geen rekening gehouden met betaaldata en belastingen. Eerst begin je met de verkoopontvangsten. Verkoop je contant dan hoef je niets te doen. Verkoop je op rekening, dan worden je facturen op of na de betaaltermijn betaald. Dus is de betaaltermijn 30 dagen, dan ontvang je betalingen van de verkopen over januari in februari. Echter sommige klanten hebben lak aan jouw factuurtermijn. Sommige retailers betalen eenmaal per kwartaal, overheden betalen nooit binnen één maand, drie is daar meer de regel. Om te kunnen verkopen moet je inkopen. Vaak koop je ook meer in, dan de individuele verkoop is. Bijvoorbeeld je moet een doos ijsjes inkopen voordat je één ijsje kunt verkopen. Deze inkopen moet meestal binnen 30 dagen betaald worden. Dus wederom de verkopen van januari, die moet je in december in voorraad nemen en daarmee in januari betalen. Uhmm, dan is ijsjes een slecht voorbeeld, echter het principe is duidelijk. Sommige kosten moeten vooraf worden voldaan. Denk aan huur en verzekeringen. Verwerk dat in je planning. Hierna verhoog je de posten, daar waar relevant, met de BTW. Tegelijk saldeer je de ontvangen en betaalde BTW per maand. In de eerste maand van ieder kwartaal moet aan de fiscus de BTW over het vorige kwartaal afdragen. Schrik niet als je BTW terugkrijgt. Bij sterke seizoensinvloeden kan dit het geval zijn. Nu resten nog twee stappen. Ten eerste vul aan het begin en eind van iedere maand je verwachte banksaldi in. De tweede stap is controleren of je ergens aan het eind van de maand rood staat. Is dat het geval, bereken eerst in welke week of weken van de maand het probleem zich voordoet. Kijk vervolgens of je door met uitgaven schuiven het probleem kan verhelpen. Mogelijk kunnen jouw afnemers eerder betalen. Mocht dit niet lukken, informeer zo snel mogelijk of je een rekening courant-faciliteit met de bank kan afspreken.

Goed mocht je ondertussen in mijn uitleg verdwaald zijn, dan kan ik je hiermee helpen. Bel of email mij dan. Kijk ook eens bij mijn services. Dan krijg je een idee van de kosten.

Omzet- en kosten budget

In een omzet- en kosten budget worden de verwachte inkomsten en uitgaven van de onderneming geschat. Het opstellen van een budget is haast nog belangrijker dan het budget zelf. In het proces van opstellen denk je na en maak je verwachtingen over de toekomst. In de loop van het jaar toets je regelmatig, bijvoorbeeld eenmaal per maand, of uitgangspunten en verwachtingen nog opgaan.

Wat is een budget? In de meest simpelen vorm een winst- en verliesrekening, een balans en een liquiditeitsplanning. Klinkt ingewikkeld echter als je een winst- en verliesrekening hebt dan volgt de liquiditeitsplanning “vanzelf”. Met enig gepuzzel kan uit de omzet- en kosten budget en liquiditeitsplanning de balans worden verkregen. Één opmerking: ik heb het hier over het opstellen van een budget voor kleine niet kapitaalintensieve ondernemingen. Bijvoorbeeld een budget voor een zzp’er, ambulante handel, creativeling etc..

Eerst de winst- en verliesrekening. Ik werk altijd van groot naar klein. Dus eerst een jaarbudget en vervolgens maandbudget. Start met de jaarverkopen per productcategorie. Trek hier de inkopen (ten behoeve van de verkopen) vanaf. Je houdt nu jouw brutomarge (ook wel toegevoegde waarde genoemd) over. Vervolgens trek hier alle vaste bedrijfskosten vanaf. Denk hierbij aan huur, verzekeringen, energie, afschrijvingskosten en vast personeel. Sla de afschrijvingskosten van jouw investeringen, b.v. computers en auto, niet over. Trek hier vervolgens de variabele bedrijfskosten vanaf. De variabele kosten zijn bijvoorbeeld tijdelijk personeel, reiskosten, verkoopkosten, marketing. Dus eigenlijk alle kosten die “meebewegen” met je verkopen. Als laatste reken je de financieringslasten uit. Je houdt nu de winst over. Vervolgens verdeel je de jaaromzet en -kosten naar de maanden. Houdt rekening met vakantie’s en seizoensinvloeden. In de zomer gaat iedereen met vakantie. Zit je in de consumentenmarkt denk ook aan feestdagen en warm weer. Dit alles heeft gegarandeerd invloed op je omzet. Je hebt nu een budget waarmee je redelijk je onderneming kan sturen. Je kunt nu per maand controleren of je omzet volgens budget verloopt. Is dit niet het geval, dan kun je kijken of je variabele kosten met de omzet “meebewegen”. Heb je negatieve afwijkingen, kijk dan waar het fout gaat. Is het geen incident, bijvoorbeeld inhuur personeel vanwege ziekte vast personeel, neem onmiddellijk maatregelen.

Goed mocht je ondertussen in mijn uitleg verdwaald zijn, dan kan ik je hiermee helpen. Bel of email mij dan. Kijk ook eens bij mijn services. Dan krijg je een idee van de kosten.

Bewaarplicht: Achtergrond

Administratie is voor velen een last. Toch ontkomt niemand daaraan. Een ondernemer c.q. onderneming moet een administratie voeren. De verplichting tot het voeren van een administratie is in de wet vastgelegd. Bijvoorbeeld in artikel 52 lid 1 Algemene Wet inzake Rijksbelasting (AWR) en artikel 2:10 lid 4 Burgerlijk Wetboek (BW) of uitvoeringsbesluiten.

De fiscale bewaarplicht is 7 jaar.  Sommige informatie moet langer bewaard worden. De basisgegevens moeten 7 jaar en gegevens van onroerende zaken moeten 10 jaar bewaard blijven. Voor de fiscus zijn de basisgegevens zijn:

  • het grootboek
  • de debiteuren- en crediteurenadministratie
  • de voorraadadministratie
  • de in- en verkoopadministratie
  • de loonadministratie

Met de fiscus kunnen schriftelijk (!) afspraken over kortere termijnen, detailniveau en de vorm waarin bewaard wordt worden gemaakt. Indien de vorm van bewaring wijzigt (conversie) moet vooraf met de fiscus overlegd worden.

Bewaarplicht betekent dat de ondernemingsstukken gedurende de bewaarperiode geraadpleegd moeten kunnen worden. De onderneming of de ondernemer blijft daar zelf verantwoordelijk voor. Deze verantwoordelijkheid vergt voorbereiding. B.v. de digitale copy van de boekhouding van zeg 6 jaar geleden, kan de gegevensdrager nog gelezen worden (wie heeft er nog een floppy drive)? Doet de gegevensdrager het nog? Kan het huidig pakket met de bestanden van 6 jaar geleden werken? Sommige afdrukken vervagen relatief snel. Na enige jaren zijn ze niet meer leesbaar. En dan de zoektocht naar officiële ondernemingsstukken. Het leek zo handig om alle documenten betreffende leningen in 1 map te stoppen. Gegarandeerd dat de sommige stukken niet meer gevonden kunnen worden. Dan de loonadministratie. Bestaat het loonadministratiebedrijf van 6 jaar geleden nog wel? Zo nee, waar zijn de stukken gebleven?

De administratie moet zo worden ingericht en gevoerd dat de rechten en verplichtingen van de ondernemer c.q. onderneming altijd kunnen worden bepaald. Aan het bewaren en de bewaartermijn van de administratie zijn regels gesteld. De meest duidelijke regels zijn die van de fiscus. Echter andere instantie’s kunnen ook regels stellen (denk aan de verplichtingen van een hinderwetvergunning).

Persoonsgegevens mogen een maximale periode bewaard worden. B.v. de persoonsgegevens van sollicitanten mogen tot maximaal 4 weken na einde van de sollicitatieperiode  bewaard worden.

Het niet voldoen aan bewaarplicht kan juist in vervelende situatie’s echt pijn doen (b.v. bestuurdersaansprakelijkheid). Wil je een goed overzicht van de juridische regels rond de bewaarplicht, dan is dit een helder document.

De les is dat bewaarplicht geen wassen neus is. Bewaarplicht vraagt inspanning en aan het eind is de ondernemer of bestuurder persoonlijk aansprakelijk.