Kilometer-administratie

Soms moet een kilometer administratie worden bijgehouden. Bijvoorbeeld omdat de fiscus dat eist. De kilometeradministratie is relatief simpel. Er is navigatiesoftware te koop die alle ritten bijhoudt. Heb je deze software niet of wil je deze niet gebruiken, dan kun je een spreadsheet gebruiken. Dat is wel meer werk. De spreadsheet moet de volgende kolommen hebben:

  1. datum
  2. km beginstand
  3. vertrekpunt
  4. aankomstpunt
  5. gereden km’s
  6. privé/zakelijk
  7. relatie
  8. toelichting
  • ook de privé-ritten op zaterdag en zondag invullen
  • voor het vertrek- en aankomstpunt is postcode & huisnummer voldoende
  • “gereden km’s” kun je van de dagteller aflezen
  • de “relatie” moet uiteraard ook in de agenda staan. Indien de rit privé is hoeft het doel niet omschreven te worden.
  • “toelichting” invullen als er reden toe is (bv afwijkende km vanwege omleiding)

Leg een kladblokje in de auto. Noteer daar per rit de vereiste gegevens in. Iedere werkdag verwerk je deze aantekeningen in de spreadsheet. De km-administratie moet sluitend zijn. Dit betekent dat de beginstand plus alle gereden km’s van de betreffende dag de beginstand van de volgende dag is.  Voorbeeld. Je hebt gisteren drie ritten gedaan van 45, 52 en 23 km (= totaal 120 km) gedaan. De beginstand gisteren was 101.534 km. De beginstand vandaag is dus ( 101534 + 120 = ) 101.654 . Of dit klopt kun je aflezen in de auto!

Vergeet niet regelmatig een copy van de spreadsheet veilig te stellen.

Er zijn mensen die de er een sport inzien om door middel van “creatief” opschrijven geen privé-km’s te noteren. Indien de fiscus jouw aangifte onder de loep neemt, willen zij wel eens cross controles uitvoeren. B.v. op de factuur van de garage staat de km-stand van jouw auto. Die stand moet natuurlijk wel kloppen met jouw administratie. Met enige regelmaat staan berichten in kranten dat de fiscus tijdens het vakantieseizoen bij grensovergangen passerende auto’s fotografeert. Of tijdens hoogtijdagen bij meubelboulevards of pretparken. Die kentekens worden natuurlijk vergeleken met de aangiften waarin geen privé-gebruik is opgegeven. Uiteraard zal de fiscus om uitleg vragen indien jouw ritje op tweede Pinksterdag naar de meubelboulevard niet als privé staat genoteerd. Succes! Dat wordt zweten.