BTW aangifte 4e kwartaal 2016 uiterlijk op 31 januari 2017

De BTW aangifte voor het 4e kwartaal moet uiterlijk op dinsdag 31 januari 2017 bij de Belastingdienst binnen zijn. De aangifte kan onmiddellijk na afloop van het 4e kwartaal gedaan worden (in principe zijn alle BTW-transactie nu bekend).

BTW betaald u op aangifte. Dit betekend dat u het door u aangegeven aanslagbedrag moet betalen. Ook uw betaling moet uiterlijk 31 januari a.s. binnen zijn. U heeft pas betaald als de Belastingdienst het geld op haar rekening heeft staan. Houdt daarom rekening met enkele dagen verwerkingstijd bij de banken en dat sommige banken op zondag geen betalingen verwerken.

Heeft u problemen met het doen van aangifte, vraag met redenen omkleedt onmiddellijk schriftelijk uitstel aan.

Doe uiterlijk op 31 oktober aangifte BTW 3e kwartaal 2016

De BTW aangifte voor het 3e kwartaal moet uiterlijk op maandag 31 oktober 2016 bij de Belastingdienst binnen zijn. De aangifte kan onmiddellijk na afloop van het 3e kwartaal gedaan worden (in principe zijn alle BTW-transactie nu bekend).

BTW betaald u op aangifte. Dit betekend dat u het door u aangegeven aanslagbedrag moet betalen. Ook uw betaling moet uiterlijk 31 oktober a.s. binnen zijn. U heeft pas betaald als de Belastingdienst het geld op haar rekening heeft staan. Houdt daarom rekening met enkele dagen verwerkingstijd bij de banken en dat sommige banken op zondag geen betalingen verwerken.

Heeft u problemen met het doen van aangifte, vraag met redenen omkleedt onmiddellijk schriftelijk uitstel aan.

Doe uiterlijk op 31 juli aangifte BTW 2e kwartaal 2016

De BTW aangifte voor het 2e kwartaal moet uiterlijk op zondag 31 juli 2016 bij de Belastingdienst binnen zijn. De aangifte kan onmiddellijk na afloop van het 2e kwartaal gedaan worden (in principe zijn alle BTW-transactie nu bekend).

BTW betaald u op aangifte. Dit betekend dat u het door u aangegeven aanslagbedrag moet betalen. Ook uw betaling moet uiterlijk 31 juli  a.s. binnen zijn. U heeft pas betaald als de Belastingdienst het geld op haar rekening heeft staan. Houdt daarom rekening met enkele dagen verwerkingstijd bij de banken en dat sommige banken op zondag (31 juli!) geen betalingen verwerken.

Heeft u problemen met het doen van aangifte, vraag met redenen omkleedt onmiddellijk schriftelijk uitstel aan.

BTW aangifte 1e kwartaal 2016 uiterlijk 30 april a.s.

De BTW aangifte voor het 1e kwartaal moet uiterlijk op zondag 30 april 2016 bij de Belastingdienst binnen zijn. De aangifte kan onmiddellijk na afloop van het 1e kwartaal gedaan worden (in principe zijn alle BTW-transactie nu bekend).

BTW betaald u op aangifte. Dit betekend dat u het door u aangegeven aanslagbedrag moet betalen. Ook uw betaling moet uiterlijk 30 april a.s. binnen zijn. U heeft pas betaald als de Belastingdienst het geld op haar rekening heeft staan. Houdt daarom rekening met enkele dagen verwerkingstijd bij de banken en dat sommige banken op zondag geen betalingen verwerken.

Heeft u problemen met het doen van aangifte, vraag met redenen omkleedt onmiddellijk schriftelijk uitstel aan.

Webshop administratie: lust of last?

Je hebt een webshop. Je verkopen nemen toe. Administratie wordt een probleem. Door slim jouw ICT te koppelen bespaar je tijd. Ook krijg  je daardoor betere stuurinformatie. Je administratie wordt dan een lust. Ik noem hieronder welke systemen door webshop eigenaren gebruikt worden. Tevens beschrijf ik kort zinvolle koppelingen (aka interfaces) tussen de ict systemen.

Welke ICT systemen gebruikt een webshop?

Als je een webshop hebt, heb je veel ICT-systemen. Voor een webshop worden al snel:

  • webshop programmatuur;
  • content management systeem
  • betaalinterface

gebruikt.

Op de achtergrond zijn een boekhouding en een bankrekening aanwezig.  Al snel wil je klanten beter kunnen bedienen. Een customer management systeem en een voorraadmanagement systeem doen dan hun intrede. Bij toenemend succes zal een bestelsysteem worden ingezet. Je wilt je webshop meer responsive op individuele klanten maken. Kortom een veelheid aan systemen. Deze systemen hebben heel veel gemeenschappelijk data. Bij een paar verkopen is het overtikken van de gegevens geen ramp. Echter al snel nemen de administratieve verplichtingen teveel tijd in beslag. Ze houden je van het ondernemen af. Dit is te voorkomen. Koppel jouw ICT systemen aan elkaar. Hierbij geldt hoe eerder geregeld, hoe beter.

Als webshop ondernemer zul je verbaasd staan, echter het koppelen van ICT systemen vergt meestal een werkend internet. Dat is er meestal wel. Daarnaast moet je planmatig je gewenste koppelingen (laten) realiseren. Veel ICT kennis is hier meestal niet voor nodig. Als webshop eigenaar bezit je door ervaring al vaak de benodigde vaardigheden.

ICT koppelingen

webshop – boekhouding

Ik begin met de webshop. Veel gebruikte webshopproviders en -systemen zoals Magento en Woocommere bieden een standaard koppeling met veel gebruikte boekhoudsystemen. In deze koppeling worden klantgegevens en verkopen vanuit je webshop naar je boekhouding gestuurd. De meeste koppelingen doen dat bijna realtime. Kortom je boekhouding is wat betreft verkopen altijd bij. Erg handig voor b.v. de BTW aangifte. De prijs van de koppeling is uiteraard afhankelijk van wat je precies wilt. Standaardprogrammatuur op huurbasis begint bij ongeveer € 10,–/maand.

webshop – logistiek

Veel logistieke dienstverleners bieden in hun dienstverlening standaardkoppelingen met de grote webshopsystemen aan. Voordeel van deze koppelingen is dat je tot heel dicht bij de verzenddeadline verkopen en dus verzendingen kan aanbieden.  Prijs vanaf € 0,00.

webshop – payment service provider

De koppeling met de payment service provider in je webshop is tegenwoordig een noodzakelijkheid. Je klanten verwachten dat ze op alle mogelijke manieren kunnen betalen. Doormiddel van deze koppeling heb je (bijna) geen afnemersbetaalrisico. De kosten van deze koppeling zijn altijd het transactietarief van bijvoorbeeld Ideal of creditcard. Soms moet je ook een abonnementstarief betalen. Kijk zeker verder dan jouw bank.

webshop – voorraadmanagement systeem

Nemen het aantal transacties of het aantal producten toe, dan is een voorraadmanagement systeem aan te raden. Binnen een voorraadmanagementsysteem hou je de actuele en verwachte voorraad bij. Je wilt namelijk nooit “nee”moeten verkopen.  Door de koppeling webshop en voorraadmanagementsysteem kun je de actuele voorraad in de webshop laten zien. Ook kun je de voorraad beter sturen aka voorraadkosten en “nee”verkopen minimaliseren. Let wel op seizoensinvloeden. Bijvoorbeeld zonnebrandcreme wordt vooral in de zomer en op wintersport gebruikt. Ook hier ligt de prijs niet vast. Wat zijn jouw functionele eisen? Voldoen standaardoplossingen? De prijs begint bij € 0,00 en kan stevig oplopen.

Boekhouding – bank

De drie grote banken bieden bij hun zakelijke rekeningen”gratis” koppelingen met boekhoudpakketten aan. Ook het verwerken van een incasso- en betaalbestand (in PAIN-formaat) zit vaak in de aanbieding. Als je de boekhouding koppelt aan de bank kun je makkelijk inkomende betalingen aan openstaande verkoopfacturen koppelen en uitgaande betalingen eenvoudig vanuit de openstaande postenlijst genereren. Laat leveranciers middels UBL digitaal hun nota indienen. Het verwerken van het bankverkeer is dan in grote mate geautomatiseerd. De kosten van deze koppeling kunnen bij bank en boekhoudsysteem liggen. Orienteer je goed, want soms zijn de kosten van deze koppeling niet onmiddellijk duidelijk.

Boekhouding – Belastingdienst

Met enige regelmaat moet je informatie aan de Belastingdienst aanleveren. Denk bijvoorbeeld aan de BTW aangifte. De Belastingdienst heeft graag dat je deze gegevens digitaal aanlevert. Veel boekhoudsystemen bezitten deze mogelijkheid. Als je “bij”bent scheelt dit veel ergernis. Aangifte doen is dan een simpele druk op de knop. En het minder leuke deel de betaling op tijd doen.

Conclusie

Mijn conclusie is dat veel administratieve arbeid geautomatiseerd kan worden. Uiteraard hangt hier aan prijskaartje aan. Echter deze kosten wegen al snel op tegen de voordelen: minder arbeid, toegenomen tijdigheid van informatie en hogere betrouwbaarheid van stuurinformatie. Het moet wel geregeld worden. En hier komt mijn advies om het in vroeg stadium te doen om de hoek kijken. Echt niets is zo erg als een digitale puinhoop. Begin daarom met kleine hoeveelheden, bijvoorbeeld bij 5 tot 10 verkopen per dag. Het grote voordeel is dat individuele transacties goed door de alle systemen gevolgd kunnen worden. Problemen kunnen zo snel geïdentificeerd en verholpen worden. Op deze wijze maak je jouw systemen en jouzelf gereed voor grotere aantallen. Loopt alles vanzelf, dan rest niets anders dan op uitzonderingen te letten.

Wil je over ICT voor webshops meer weten? Neem contact op. Ik heb heel veel jaren ICT en implementatie ervaring.

 

 

Fiscaal inkomen directeur/grootaandeelhouder

Als directeur/grootaandeelhouder (DGA) kun je zelf kiezen op welke wijze je inkomen uit de b.v. geniet. Gekozen kan worden tussen loon, dividend of waardevermeerdering van de onderneming (winst in onderneming laten). De dividendbelasting is al snel lager dan de inkomstenbelasting. Om de vlucht in dividend-uitkeringen te dempen gaat de fiscus uit van een minimaal, al dan niet fictief, fiscaal inkomen.

Bij het bepalen van het fiscaal inkomen hanteert de fiscus allerlei regels. Één van de regels is dat een directeur altijd aan de top van het salarisgebouw binnen de onderneming staat. M.a.w. de fiscus gaat ervan uit dat de directeur altijd (mede) het hoogste salaris ontvangt. Daarnaast hanteert de fiscus een minimaal fiscaal salaris. Voor 2015 en 2016 is dit salaris   € 44.000 . Dit salaris is incluis vakantie-uitkering en fiscale bijtelling lease-auto. Nu kan het voorkomen dat de b.v. te weinig winst maakt om dit salaris incluis werkgeverslasten te kunnen uitkeren. Indien deze situatie structureel is, bijvoorbeeld in de opstartfase, kan vooraf met fiscus een afspraak over het te hanteren fiscaal inkomen gemaakt worden. Let op: Bij een eenmalige verlies zal de fiscus normaliter geen aanleiding zien het inkomen laag vast te stellen.

Binnenkort is het weer aangifteseizoen 2015. De meeste ondernemingen weten nu wel ongeveer wat de resultaten over 2015 zullen zijn. Dus mochten er met de fiscus nog geen afspraken zijn gemaakt, dan is dit nu het meest geëigende tijdstip.

BTW aangifte 4e kwartaal 2015 uiterlijk 31 januari a.s.

De BTW aangifte voor het 4e kwartaal moet uiterlijk op zondag 31 januari 2016 bij de Belastingdienst binnen zijn. De aangifte kan onmiddellijk na afloop van het 4e kwartaal gedaan worden (in principe zijn alle BTW-transactie nu bekend).

BTW betaald u op aangifte. Dit betekend dat u het door u aangegeven aanslagbedrag moet betalen. Ook uw betaling moet uiterlijk 31 januari a.s. binnen zijn. U heeft pas betaald als de Belastingdienst het geld op haar rekening heeft staan. Houdt daarom rekening met enkele dagen verwerkingstijd bij de banken.

Heeft u problemen met het doen van aangifte, vraag met redenen omkleedt onmiddellijk schriftelijk uitstel aan.

Bewaarplicht: Achtergrond

Administratie is voor velen een last. Toch ontkomt niemand daaraan. Een ondernemer c.q. onderneming moet een administratie voeren. De verplichting tot het voeren van een administratie is in de wet vastgelegd. Bijvoorbeeld in artikel 52 lid 1 Algemene Wet inzake Rijksbelasting (AWR) en artikel 2:10 lid 4 Burgerlijk Wetboek (BW) of uitvoeringsbesluiten.

De fiscale bewaarplicht is 7 jaar.  Sommige informatie moet langer bewaard worden. De basisgegevens moeten 7 jaar en gegevens van onroerende zaken moeten 10 jaar bewaard blijven. Voor de fiscus zijn de basisgegevens zijn:

  • het grootboek
  • de debiteuren- en crediteurenadministratie
  • de voorraadadministratie
  • de in- en verkoopadministratie
  • de loonadministratie

Met de fiscus kunnen schriftelijk (!) afspraken over kortere termijnen, detailniveau en de vorm waarin bewaard wordt worden gemaakt. Indien de vorm van bewaring wijzigt (conversie) moet vooraf met de fiscus overlegd worden.

Bewaarplicht betekent dat de ondernemingsstukken gedurende de bewaarperiode geraadpleegd moeten kunnen worden. De onderneming of de ondernemer blijft daar zelf verantwoordelijk voor. Deze verantwoordelijkheid vergt voorbereiding. B.v. de digitale copy van de boekhouding van zeg 6 jaar geleden, kan de gegevensdrager nog gelezen worden (wie heeft er nog een floppy drive)? Doet de gegevensdrager het nog? Kan het huidig pakket met de bestanden van 6 jaar geleden werken? Sommige afdrukken vervagen relatief snel. Na enige jaren zijn ze niet meer leesbaar. En dan de zoektocht naar officiële ondernemingsstukken. Het leek zo handig om alle documenten betreffende leningen in 1 map te stoppen. Gegarandeerd dat de sommige stukken niet meer gevonden kunnen worden. Dan de loonadministratie. Bestaat het loonadministratiebedrijf van 6 jaar geleden nog wel? Zo nee, waar zijn de stukken gebleven?

De administratie moet zo worden ingericht en gevoerd dat de rechten en verplichtingen van de ondernemer c.q. onderneming altijd kunnen worden bepaald. Aan het bewaren en de bewaartermijn van de administratie zijn regels gesteld. De meest duidelijke regels zijn die van de fiscus. Echter andere instantie’s kunnen ook regels stellen (denk aan de verplichtingen van een hinderwetvergunning).

Persoonsgegevens mogen een maximale periode bewaard worden. B.v. de persoonsgegevens van sollicitanten mogen tot maximaal 4 weken na einde van de sollicitatieperiode  bewaard worden.

Het niet voldoen aan bewaarplicht kan juist in vervelende situatie’s echt pijn doen (b.v. bestuurdersaansprakelijkheid). Wil je een goed overzicht van de juridische regels rond de bewaarplicht, dan is dit een helder document.

De les is dat bewaarplicht geen wassen neus is. Bewaarplicht vraagt inspanning en aan het eind is de ondernemer of bestuurder persoonlijk aansprakelijk.

Kilometer-administratie

Soms moet een kilometer administratie worden bijgehouden. Bijvoorbeeld omdat de fiscus dat eist. De kilometeradministratie is relatief simpel. Er is navigatiesoftware te koop die alle ritten bijhoudt. Heb je deze software niet of wil je deze niet gebruiken, dan kun je een spreadsheet gebruiken. Dat is wel meer werk. De spreadsheet moet de volgende kolommen hebben:

  1. datum
  2. km beginstand
  3. vertrekpunt
  4. aankomstpunt
  5. gereden km’s
  6. privé/zakelijk
  7. relatie
  8. toelichting
  • ook de privé-ritten op zaterdag en zondag invullen
  • voor het vertrek- en aankomstpunt is postcode & huisnummer voldoende
  • “gereden km’s” kun je van de dagteller aflezen
  • de “relatie” moet uiteraard ook in de agenda staan. Indien de rit privé is hoeft het doel niet omschreven te worden.
  • “toelichting” invullen als er reden toe is (bv afwijkende km vanwege omleiding)

Leg een kladblokje in de auto. Noteer daar per rit de vereiste gegevens in. Iedere werkdag verwerk je deze aantekeningen in de spreadsheet. De km-administratie moet sluitend zijn. Dit betekent dat de beginstand plus alle gereden km’s van de betreffende dag de beginstand van de volgende dag is.  Voorbeeld. Je hebt gisteren drie ritten gedaan van 45, 52 en 23 km (= totaal 120 km) gedaan. De beginstand gisteren was 101.534 km. De beginstand vandaag is dus ( 101534 + 120 = ) 101.654 . Of dit klopt kun je aflezen in de auto!

Vergeet niet regelmatig een copy van de spreadsheet veilig te stellen.

Er zijn mensen die de er een sport inzien om door middel van “creatief” opschrijven geen privé-km’s te noteren. Indien de fiscus jouw aangifte onder de loep neemt, willen zij wel eens cross controles uitvoeren. B.v. op de factuur van de garage staat de km-stand van jouw auto. Die stand moet natuurlijk wel kloppen met jouw administratie. Met enige regelmaat staan berichten in kranten dat de fiscus tijdens het vakantieseizoen bij grensovergangen passerende auto’s fotografeert. Of tijdens hoogtijdagen bij meubelboulevards of pretparken. Die kentekens worden natuurlijk vergeleken met de aangiften waarin geen privé-gebruik is opgegeven. Uiteraard zal de fiscus om uitleg vragen indien jouw ritje op tweede Pinksterdag naar de meubelboulevard niet als privé staat genoteerd. Succes! Dat wordt zweten.

 

Doe uiterlijk op 31 oktober aangifte BTW 3e kwartaal 2015

De BTW aangifte voor het 3e kwartaal moet uiterlijk op zaterdag 31 oktober 2015 bij de Belastingdienst binnen zijn. De aangifte kan onmiddellijk na afloop van het 3e kwartaal gedaan worden (in principe zijn alle BTW-transactie nu bekend).

BTW betaald u op aangifte. Dit betekend dat u het door u aangegeven aanslagbedrag moet betalen. Ook uw betaling moet uiterlijk 31 oktober a.s. binnen zijn. U heeft pas betaald als de Belastingdienst het geld op haar rekening heeft staan. Houdt daarom rekening met enkele dagen verwerkingstijd bij de banken.

Heeft u problemen met het doen van aangifte, vraag met redenen omkleedt onmiddellijk schriftelijk uitstel aan.