Webshop administratie: lust of last?

Je hebt een webshop. Je verkopen nemen toe. Administratie wordt een probleem. Door slim jouw ICT te koppelen bespaar je tijd. Ook krijg  je daardoor betere stuurinformatie. Je administratie wordt dan een lust. Ik noem hieronder welke systemen door webshop eigenaren gebruikt worden. Tevens beschrijf ik kort zinvolle koppelingen (aka interfaces) tussen de ict systemen.

Welke ICT systemen gebruikt een webshop?

Als je een webshop hebt, heb je veel ICT-systemen. Voor een webshop worden al snel:

  • webshop programmatuur;
  • content management systeem
  • betaalinterface

gebruikt.

Op de achtergrond zijn een boekhouding en een bankrekening aanwezig.  Al snel wil je klanten beter kunnen bedienen. Een customer management systeem en een voorraadmanagement systeem doen dan hun intrede. Bij toenemend succes zal een bestelsysteem worden ingezet. Je wilt je webshop meer responsive op individuele klanten maken. Kortom een veelheid aan systemen. Deze systemen hebben heel veel gemeenschappelijk data. Bij een paar verkopen is het overtikken van de gegevens geen ramp. Echter al snel nemen de administratieve verplichtingen teveel tijd in beslag. Ze houden je van het ondernemen af. Dit is te voorkomen. Koppel jouw ICT systemen aan elkaar. Hierbij geldt hoe eerder geregeld, hoe beter.

Als webshop ondernemer zul je verbaasd staan, echter het koppelen van ICT systemen vergt meestal een werkend internet. Dat is er meestal wel. Daarnaast moet je planmatig je gewenste koppelingen (laten) realiseren. Veel ICT kennis is hier meestal niet voor nodig. Als webshop eigenaar bezit je door ervaring al vaak de benodigde vaardigheden.

ICT koppelingen

webshop – boekhouding

Ik begin met de webshop. Veel gebruikte webshopproviders en -systemen zoals Magento en Woocommere bieden een standaard koppeling met veel gebruikte boekhoudsystemen. In deze koppeling worden klantgegevens en verkopen vanuit je webshop naar je boekhouding gestuurd. De meeste koppelingen doen dat bijna realtime. Kortom je boekhouding is wat betreft verkopen altijd bij. Erg handig voor b.v. de BTW aangifte. De prijs van de koppeling is uiteraard afhankelijk van wat je precies wilt. Standaardprogrammatuur op huurbasis begint bij ongeveer € 10,–/maand.

webshop – logistiek

Veel logistieke dienstverleners bieden in hun dienstverlening standaardkoppelingen met de grote webshopsystemen aan. Voordeel van deze koppelingen is dat je tot heel dicht bij de verzenddeadline verkopen en dus verzendingen kan aanbieden.  Prijs vanaf € 0,00.

webshop – payment service provider

De koppeling met de payment service provider in je webshop is tegenwoordig een noodzakelijkheid. Je klanten verwachten dat ze op alle mogelijke manieren kunnen betalen. Doormiddel van deze koppeling heb je (bijna) geen afnemersbetaalrisico. De kosten van deze koppeling zijn altijd het transactietarief van bijvoorbeeld Ideal of creditcard. Soms moet je ook een abonnementstarief betalen. Kijk zeker verder dan jouw bank.

webshop – voorraadmanagement systeem

Nemen het aantal transacties of het aantal producten toe, dan is een voorraadmanagement systeem aan te raden. Binnen een voorraadmanagementsysteem hou je de actuele en verwachte voorraad bij. Je wilt namelijk nooit “nee”moeten verkopen.  Door de koppeling webshop en voorraadmanagementsysteem kun je de actuele voorraad in de webshop laten zien. Ook kun je de voorraad beter sturen aka voorraadkosten en “nee”verkopen minimaliseren. Let wel op seizoensinvloeden. Bijvoorbeeld zonnebrandcreme wordt vooral in de zomer en op wintersport gebruikt. Ook hier ligt de prijs niet vast. Wat zijn jouw functionele eisen? Voldoen standaardoplossingen? De prijs begint bij € 0,00 en kan stevig oplopen.

Boekhouding – bank

De drie grote banken bieden bij hun zakelijke rekeningen”gratis” koppelingen met boekhoudpakketten aan. Ook het verwerken van een incasso- en betaalbestand (in PAIN-formaat) zit vaak in de aanbieding. Als je de boekhouding koppelt aan de bank kun je makkelijk inkomende betalingen aan openstaande verkoopfacturen koppelen en uitgaande betalingen eenvoudig vanuit de openstaande postenlijst genereren. Laat leveranciers middels UBL digitaal hun nota indienen. Het verwerken van het bankverkeer is dan in grote mate geautomatiseerd. De kosten van deze koppeling kunnen bij bank en boekhoudsysteem liggen. Orienteer je goed, want soms zijn de kosten van deze koppeling niet onmiddellijk duidelijk.

Boekhouding – Belastingdienst

Met enige regelmaat moet je informatie aan de Belastingdienst aanleveren. Denk bijvoorbeeld aan de BTW aangifte. De Belastingdienst heeft graag dat je deze gegevens digitaal aanlevert. Veel boekhoudsystemen bezitten deze mogelijkheid. Als je “bij”bent scheelt dit veel ergernis. Aangifte doen is dan een simpele druk op de knop. En het minder leuke deel de betaling op tijd doen.

Conclusie

Mijn conclusie is dat veel administratieve arbeid geautomatiseerd kan worden. Uiteraard hangt hier aan prijskaartje aan. Echter deze kosten wegen al snel op tegen de voordelen: minder arbeid, toegenomen tijdigheid van informatie en hogere betrouwbaarheid van stuurinformatie. Het moet wel geregeld worden. En hier komt mijn advies om het in vroeg stadium te doen om de hoek kijken. Echt niets is zo erg als een digitale puinhoop. Begin daarom met kleine hoeveelheden, bijvoorbeeld bij 5 tot 10 verkopen per dag. Het grote voordeel is dat individuele transacties goed door de alle systemen gevolgd kunnen worden. Problemen kunnen zo snel geïdentificeerd en verholpen worden. Op deze wijze maak je jouw systemen en jouzelf gereed voor grotere aantallen. Loopt alles vanzelf, dan rest niets anders dan op uitzonderingen te letten.

Wil je over ICT voor webshops meer weten? Neem contact op. Ik heb heel veel jaren ICT en implementatie ervaring.