Webshop administratie: lust of last?

Je hebt een webshop. Je verkopen nemen toe. Administratie wordt een probleem. Door slim jouw ICT te koppelen bespaar je tijd. Ook krijg  je daardoor betere stuurinformatie. Je administratie wordt dan een lust. Ik noem hieronder welke systemen door webshop eigenaren gebruikt worden. Tevens beschrijf ik kort zinvolle koppelingen (aka interfaces) tussen de ict systemen.

Welke ICT systemen gebruikt een webshop?

Als je een webshop hebt, heb je veel ICT-systemen. Voor een webshop worden al snel:

  • webshop programmatuur;
  • content management systeem
  • betaalinterface

gebruikt.

Op de achtergrond zijn een boekhouding en een bankrekening aanwezig.  Al snel wil je klanten beter kunnen bedienen. Een customer management systeem en een voorraadmanagement systeem doen dan hun intrede. Bij toenemend succes zal een bestelsysteem worden ingezet. Je wilt je webshop meer responsive op individuele klanten maken. Kortom een veelheid aan systemen. Deze systemen hebben heel veel gemeenschappelijk data. Bij een paar verkopen is het overtikken van de gegevens geen ramp. Echter al snel nemen de administratieve verplichtingen teveel tijd in beslag. Ze houden je van het ondernemen af. Dit is te voorkomen. Koppel jouw ICT systemen aan elkaar. Hierbij geldt hoe eerder geregeld, hoe beter.

Als webshop ondernemer zul je verbaasd staan, echter het koppelen van ICT systemen vergt meestal een werkend internet. Dat is er meestal wel. Daarnaast moet je planmatig je gewenste koppelingen (laten) realiseren. Veel ICT kennis is hier meestal niet voor nodig. Als webshop eigenaar bezit je door ervaring al vaak de benodigde vaardigheden.

ICT koppelingen

webshop – boekhouding

Ik begin met de webshop. Veel gebruikte webshopproviders en -systemen zoals Magento en Woocommere bieden een standaard koppeling met veel gebruikte boekhoudsystemen. In deze koppeling worden klantgegevens en verkopen vanuit je webshop naar je boekhouding gestuurd. De meeste koppelingen doen dat bijna realtime. Kortom je boekhouding is wat betreft verkopen altijd bij. Erg handig voor b.v. de BTW aangifte. De prijs van de koppeling is uiteraard afhankelijk van wat je precies wilt. Standaardprogrammatuur op huurbasis begint bij ongeveer € 10,–/maand.

webshop – logistiek

Veel logistieke dienstverleners bieden in hun dienstverlening standaardkoppelingen met de grote webshopsystemen aan. Voordeel van deze koppelingen is dat je tot heel dicht bij de verzenddeadline verkopen en dus verzendingen kan aanbieden.  Prijs vanaf € 0,00.

webshop – payment service provider

De koppeling met de payment service provider in je webshop is tegenwoordig een noodzakelijkheid. Je klanten verwachten dat ze op alle mogelijke manieren kunnen betalen. Doormiddel van deze koppeling heb je (bijna) geen afnemersbetaalrisico. De kosten van deze koppeling zijn altijd het transactietarief van bijvoorbeeld Ideal of creditcard. Soms moet je ook een abonnementstarief betalen. Kijk zeker verder dan jouw bank.

webshop – voorraadmanagement systeem

Nemen het aantal transacties of het aantal producten toe, dan is een voorraadmanagement systeem aan te raden. Binnen een voorraadmanagementsysteem hou je de actuele en verwachte voorraad bij. Je wilt namelijk nooit “nee”moeten verkopen.  Door de koppeling webshop en voorraadmanagementsysteem kun je de actuele voorraad in de webshop laten zien. Ook kun je de voorraad beter sturen aka voorraadkosten en “nee”verkopen minimaliseren. Let wel op seizoensinvloeden. Bijvoorbeeld zonnebrandcreme wordt vooral in de zomer en op wintersport gebruikt. Ook hier ligt de prijs niet vast. Wat zijn jouw functionele eisen? Voldoen standaardoplossingen? De prijs begint bij € 0,00 en kan stevig oplopen.

Boekhouding – bank

De drie grote banken bieden bij hun zakelijke rekeningen”gratis” koppelingen met boekhoudpakketten aan. Ook het verwerken van een incasso- en betaalbestand (in PAIN-formaat) zit vaak in de aanbieding. Als je de boekhouding koppelt aan de bank kun je makkelijk inkomende betalingen aan openstaande verkoopfacturen koppelen en uitgaande betalingen eenvoudig vanuit de openstaande postenlijst genereren. Laat leveranciers middels UBL digitaal hun nota indienen. Het verwerken van het bankverkeer is dan in grote mate geautomatiseerd. De kosten van deze koppeling kunnen bij bank en boekhoudsysteem liggen. Orienteer je goed, want soms zijn de kosten van deze koppeling niet onmiddellijk duidelijk.

Boekhouding – Belastingdienst

Met enige regelmaat moet je informatie aan de Belastingdienst aanleveren. Denk bijvoorbeeld aan de BTW aangifte. De Belastingdienst heeft graag dat je deze gegevens digitaal aanlevert. Veel boekhoudsystemen bezitten deze mogelijkheid. Als je “bij”bent scheelt dit veel ergernis. Aangifte doen is dan een simpele druk op de knop. En het minder leuke deel de betaling op tijd doen.

Conclusie

Mijn conclusie is dat veel administratieve arbeid geautomatiseerd kan worden. Uiteraard hangt hier aan prijskaartje aan. Echter deze kosten wegen al snel op tegen de voordelen: minder arbeid, toegenomen tijdigheid van informatie en hogere betrouwbaarheid van stuurinformatie. Het moet wel geregeld worden. En hier komt mijn advies om het in vroeg stadium te doen om de hoek kijken. Echt niets is zo erg als een digitale puinhoop. Begin daarom met kleine hoeveelheden, bijvoorbeeld bij 5 tot 10 verkopen per dag. Het grote voordeel is dat individuele transacties goed door de alle systemen gevolgd kunnen worden. Problemen kunnen zo snel geïdentificeerd en verholpen worden. Op deze wijze maak je jouw systemen en jouzelf gereed voor grotere aantallen. Loopt alles vanzelf, dan rest niets anders dan op uitzonderingen te letten.

Wil je over ICT voor webshops meer weten? Neem contact op. Ik heb heel veel jaren ICT en implementatie ervaring.

 

 

Bepaal zelf wat er met jouw werk gebeurt.

Je bent creatief, je maakt nieuw werk. Als dit werk in juridische zin oorspronkelijk is, bezit je daar auteursrechten op. Soms is het helemaal niet erg dat anderen jouw werk gebruiken. Uiteraard wil je aan dit gebruik grenzen stellen. Maar ja, hoe doe je dat?

Hiervoor is er een opensource-beweging opgericht die het juridische kader, licenties en tools voor het bepalen van gebruik door derden hebben ontwikkeld. Deze internationale beweging heet “Creative Commons”. Deze organisatie is van oorsprong Amerikaans. Zij hebben ook een zelfstandige Nederlandse afdeling. Creative Commons richt zich niet op software.  Wil je in het opensource domein software publiceren, dan is GPL waarschijnlijk de aangewezen licentie-paraplu.

Creative Commons heeft verschillende licentie-vormen ontwikkeld. Bij de Common Creative licentie’s moet de gebruiker altijd de naam van de oorspronkelijke maker vermelden. Daarnaast wordt per licentievorm bepaald of het werk commercieel gebruikt mag worden, of de opbrengsten gedeeld moeten worden en of het werk gewijzigd mag worden.

Bij de verschillende licentievormen heeft Creative Commons internationaal geaccepteerde standaard afbeeldingen ontwikkeld. Op hun webpage kun je de code voor de afbeelding van de door jouw gekozen licentie laten genereren. Bijvoorbeeld:

Creative Commons-Licentie
Dit werk valt onder een Creative Commons Naamsvermelding-NietCommercieel 4.0 Internationaal-licentie.

Mocht de tekst onder het icoon niet bevallen, dan kan dat uiteraard gewijzigd worden. Want ook deze afbeelding is open source:

Creative Commons-Licentie

Als op de icoon “geklikt” wordt, wordt de gebruiker naar de pagina van Creative Commons met uitleg over de licentie geleidt.

Liquiditeitsplanning & Budget

Een liquiditeitsplanning geeft inzicht wanneer hoeveel geld wordt ontvangen of uitgegeven. Een liquiditeitsplanning geeft ook de perioden met kastekorten weer. Deze informatie kan gebruikt worden om te proberen met inkomsten en uitgaven te schuiven of ruimschoots op tijd met de bank afspraken te maken.

Het opstellen van een budget is haast nog belangrijker dan het budget zelf. In het proces van opstellen denk je na en maak je verwachtingen over de toekomst. In de loop van het jaar toets je regelmatig, bijvoorbeeld eenmaal per maand, of uitgangspunten en verwachtingen nog opgaan.

Wat is een budget? In de meest simpelen vorm een winst- en verliesrekening, een balans en een liquiditeitsplanning. Klinkt ingewikkeld echter als je een winst- en verliesrekening hebt dan volgt de liquiditeitsplanning “vanzelf”. Het opstellen van een omzet- en kostenbudget heb ik eerder beschreven. Éen opmerking: ik heb het hier over het opstellen van een budget voor kleine niet kapitaalintensieve ondernemingen. Bijvoorbeeld een budget voor een zzp’er, ambulante handel, creativeling etc..

Goed nu de liquiditeitsplanning. In het winst- en verliesbudget is geen rekening gehouden met betaaldata en belastingen. Eerst begin je met de verkoopontvangsten. Verkoop je contant dan hoef je niets te doen. Verkoop je op rekening, dan worden je facturen op of na de betaaltermijn betaald. Dus is de betaaltermijn 30 dagen, dan ontvang je betalingen van de verkopen over januari in februari. Echter sommige klanten hebben lak aan jouw factuurtermijn. Sommige retailers betalen eenmaal per kwartaal, overheden betalen nooit binnen één maand, drie is daar meer de regel. Om te kunnen verkopen moet je inkopen. Vaak koop je ook meer in, dan de individuele verkoop is. Bijvoorbeeld je moet een doos ijsjes inkopen voordat je één ijsje kunt verkopen. Deze inkopen moet meestal binnen 30 dagen betaald worden. Dus wederom de verkopen van januari, die moet je in december in voorraad nemen en daarmee in januari betalen. Uhmm, dan is ijsjes een slecht voorbeeld, echter het principe is duidelijk. Sommige kosten moeten vooraf worden voldaan. Denk aan huur en verzekeringen. Verwerk dat in je planning. Hierna verhoog je de posten, daar waar relevant, met de BTW. Tegelijk saldeer je de ontvangen en betaalde BTW per maand. In de eerste maand van ieder kwartaal moet aan de fiscus de BTW over het vorige kwartaal afdragen. Schrik niet als je BTW terugkrijgt. Bij sterke seizoensinvloeden kan dit het geval zijn. Nu resten nog twee stappen. Ten eerste vul aan het begin en eind van iedere maand je verwachte banksaldi in. De tweede stap is controleren of je ergens aan het eind van de maand rood staat. Is dat het geval, bereken eerst in welke week of weken van de maand het probleem zich voordoet. Kijk vervolgens of je door met uitgaven schuiven het probleem kan verhelpen. Mogelijk kunnen jouw afnemers eerder betalen. Mocht dit niet lukken, informeer zo snel mogelijk of je een rekening courant-faciliteit met de bank kan afspreken.

Goed mocht je ondertussen in mijn uitleg verdwaald zijn, dan kan ik je hiermee helpen. Bel of email mij dan. Kijk ook eens bij mijn services. Dan krijg je een idee van de kosten.

Omzet- en kosten budget

In een omzet- en kosten budget worden de verwachte inkomsten en uitgaven van de onderneming geschat. Het opstellen van een budget is haast nog belangrijker dan het budget zelf. In het proces van opstellen denk je na en maak je verwachtingen over de toekomst. In de loop van het jaar toets je regelmatig, bijvoorbeeld eenmaal per maand, of uitgangspunten en verwachtingen nog opgaan.

Wat is een budget? In de meest simpelen vorm een winst- en verliesrekening, een balans en een liquiditeitsplanning. Klinkt ingewikkeld echter als je een winst- en verliesrekening hebt dan volgt de liquiditeitsplanning “vanzelf”. Met enig gepuzzel kan uit de omzet- en kosten budget en liquiditeitsplanning de balans worden verkregen. Één opmerking: ik heb het hier over het opstellen van een budget voor kleine niet kapitaalintensieve ondernemingen. Bijvoorbeeld een budget voor een zzp’er, ambulante handel, creativeling etc..

Eerst de winst- en verliesrekening. Ik werk altijd van groot naar klein. Dus eerst een jaarbudget en vervolgens maandbudget. Start met de jaarverkopen per productcategorie. Trek hier de inkopen (ten behoeve van de verkopen) vanaf. Je houdt nu jouw brutomarge (ook wel toegevoegde waarde genoemd) over. Vervolgens trek hier alle vaste bedrijfskosten vanaf. Denk hierbij aan huur, verzekeringen, energie, afschrijvingskosten en vast personeel. Sla de afschrijvingskosten van jouw investeringen, b.v. computers en auto, niet over. Trek hier vervolgens de variabele bedrijfskosten vanaf. De variabele kosten zijn bijvoorbeeld tijdelijk personeel, reiskosten, verkoopkosten, marketing. Dus eigenlijk alle kosten die “meebewegen” met je verkopen. Als laatste reken je de financieringslasten uit. Je houdt nu de winst over. Vervolgens verdeel je de jaaromzet en -kosten naar de maanden. Houdt rekening met vakantie’s en seizoensinvloeden. In de zomer gaat iedereen met vakantie. Zit je in de consumentenmarkt denk ook aan feestdagen en warm weer. Dit alles heeft gegarandeerd invloed op je omzet. Je hebt nu een budget waarmee je redelijk je onderneming kan sturen. Je kunt nu per maand controleren of je omzet volgens budget verloopt. Is dit niet het geval, dan kun je kijken of je variabele kosten met de omzet “meebewegen”. Heb je negatieve afwijkingen, kijk dan waar het fout gaat. Is het geen incident, bijvoorbeeld inhuur personeel vanwege ziekte vast personeel, neem onmiddellijk maatregelen.

Goed mocht je ondertussen in mijn uitleg verdwaald zijn, dan kan ik je hiermee helpen. Bel of email mij dan. Kijk ook eens bij mijn services. Dan krijg je een idee van de kosten.

Copyright

Op internet lijken creatieve uitingen vogelvrij. Iedereen die teksten, foto’s, tekeningen, ontwerpen op internet plaatst heeft met kopieergedrag te maken.  Mag dat kopiëren zomaar? Het antwoord is dubbelzinnig “nee”. Indien de copycat daarop wordt aangesproken is de reactie vaak “ik dacht dat je het leuk vond”,”moet je het maar niet op internet zetten want dan is het vrij”, “ik kon de eigenaar niet vinden” of “jouw site krijgt er meer bezoekers door”.  Kortom je moet niet zeuren maar blij zijn. Dan nu jouw rechten.

De maker van oorspronkelijk werk is zonder beperking automatisch eigenaar  van de intellectuele eigendomsrechten zoals auteursrecht en dus ook copyright. Dit recht hoeft niet geclaimd te worden. Nu niet meteen de denkbeeldige knuppel uit de kast pakken om die irritante kopieerder figuurlijk om de oren te slaan. Want aan dit ogenschijnlijk absolute eigendomsrecht zitten toch wel een paar beperkingen. Om te beginnen het citaat-recht. Er mag uit oorspronkelijk werk geciteerd worden. De grens tussen kopiëren en citeren is (voor mij) niet altijd even duidelijk. Juridische interpretatie is dan noodzakelijk. Ook mag een oorspronkelijk werk voor thuisgebruik gekopieerd worden. Dit betekent niet dat eindeloos kopieën onder familie en vrienden mag worden uitgedeeld. Een aardige bijvoorbeeld is een foto op internet van een thuissituatie waarop een thuiskopie is te zien. De rechthebbende kan op grond van deze publicatie een vergoeding eisen. Een thuiskopie verkopen is helemaal uit den boze. Wat wel en niet mag, dus wat jouw rechten zijn, staat helder op deze blog uitgelegd. De juridische dame achter deze blog kan ook om raad gevraagd worden.

Nu wil jij je recht halen. Jouw intellectueel eigendom is zonder instemming of billijke vergoeding gebruikt. Om te beginnen de billijke vergoeding. Ook in dit stadium moet de gevraagde vergoeding in verhouding tot het gebruik zijn. Dus als jouw foto op een website is gebruikt, wordt je daar normaliter geen miljonair van. De vergoeding mag wel stevig zijn. Dus eerst maan je schriftelijk dat de kopieerder het gebruik moet stoppen. En dan nu de vergoeding. Een blog met 10 bezoekers is de inspanning van een factuur zeker niet waard. Daarin tegen bijvoorbeeld een lifestyleblog met vele 10.000en bezoekers. Dit is een ander verhaal. Deze kan gevraagd worden om een billijke vergoeding te betalen. Ik ben van de school eerst een factuur sturen met twee regels en daarna eventueel verder praten. Één regel met de billijke gebruiksvergoeding en één regel met door jouw gemaakte normale kosten(urendeclaratie) tot op dat moment. Deze factuur kan het normale incassotraject volgen. Het is verstandig deze aanpak in je leveringsvoorwaarden ( te vinden op je website) op te nemen. O ja en vergeet niet het geconstateerde gebruik veilig te stellen (schermafdruk).

Nu bestrijd de kopieerder jouw eigendomsrechten (want er is bijvoorbeeld geciteerd). Ga je dan juridisch je gelijk proberen te halen? Hier stokt het bij de meesten. Je bent één pitter, de bedrijfsinkomsten zijn niet heel hoog en een juridische verzekering is te duur.  Goede raad is dan duur.Maak een economische afweging. Wat brengt deze inspanning en risico jouw in de toekomst op? Is dit positief, kun je het betalen? Is dit ook positief, wil je zoveel negatieve aandacht aan iets uit het verleden besteden? Kortom wees verstandig en denk het goed door. Echter als je besluit om door te pakken, doe dat zeer kordaat en zonder twijfel. Straal dit ook uit.

 

Netwerk-effecten

Stel je bent techneut. Stel je hebt een grandioos idee. Je gaat een nieuwe techniek ontwikkelen waarmee je de wereld verder helpt. Klinkt goed nietwaar? Nu de weerbarstige praktijk.

Je bent zeer goed in je vak. De proof-of-concept werkt boven verwachting. Met de proof-of-concept ga je bij een paar potentiële klanten langs. Iedere klant vindt het prachtig, ziet er de toepassingen van. Echter je proeft een zekere weerstand om de techniek in de toekomst te gaan gebruiken. Dit is het moment waarop het verstandig is te onderzoeken of er sprake is van netwerk-effecten.

Wat zijn netwerk-effecten? Een voorbeeld uit de consumentenmarkt. Iedereen, echt iedereen koopt windows personal computers. Natuurlijk er zijn twee groepjes die weerstand bieden: De Apple– (voor het mooi) en de Linux-kopers (de geeks en nerds).

Waarom overheerst windows de pc-markt? Dat is het gevolg van sterke netwerk-effecten. Onder ander door het netwerk effect van lock-in. Als jongeling hadden wij thuis een windows computer. Ik weet dus van jongs af aan hoe windows en bijbehorende programmatuur werkt. Ook al ziet Apple er nog zo goed uit, ik zal de software van Apple moeten leren gebruiken. Dit betekent extra inspanning (leereffect). Het zal duidelijk zijn, mijn bekendheid met windows zorgt voor een mentale lock-in.

Hoe heeft Microsoft dit bereikt? Toen zij met hun eerste product op de markt kwamen, waren er technisch superieure producten beschikbaar.  Toch is Microsoft de allergrootste geworden. Het is eigenlijk heel simpel. Dankzij de marketinginzichten van Bill Gates was Microsoft in de begindagen van de pc in no time de allerbelangrijkste operating systeem leverancier. Na die begindagen was Microsoft de marktleider. Een pc zonder het O.S. van Microsoft betekende dat je letterlijk digitaal geïsoleerd was.  De meeste klanten kochten “gewoon” een windows-pc. Wel zo veilig.

Kijk om je heen. We worden omringd door netwerk-effecten. Soms de facto, soms door de overheid (standaardisatie!) afgedwongen. Het heeft vele voordelen. Daar tegenin gaan is geen sinecure. Vaak is het een kwestie van lange adem en diepe zakken (elektrische auto’s). Betekent dit dat nieuwe techieken voor een hopeloze taak staan? Nee, wie kent Mosiac of Netscape Navigator en Harvard Graphics nog? Microsoft heeft deze marktleiders op het gebied van browsers en presentatie door hun game changing tactiek weggevaagd.

De les die geleerd moet worden is dat de introductie van producten gebaseerd op nieuwe technologie zorgvuldig gepland moet worden. Feedback van (potentiële) klanten is cruciaal. Slim zijn. Soms is een stap achteruit pure winst.

Voor vragen kun je mij altijd bellen of mailen.

 

Funneling

Soms hoor je het begrip “funneling” in verkoop- en marketing-kringen. Meestal wordt het begrip 1 dimensionaal toegepast. Dit is verspilling van bedrijfsresources. Ik zal eerst het begrip funneling uitleggen en daarna aan welke knoppen je kunt draaien.

Neem een omgekeerde toeter in gedachte (dus het wijde gedeelte staat naar je toe en het smalle gedeelte staat van je af). Het wijde gedeelte staat voor alle mogelijkheden in jouw relevante markten en het nauwe gedeelte de klant die jou een opdracht gunt. Met andere woorden funneling is het samenstel van processen om marktmogelijkheden te identificeren tot en met het verwerven van voldoende winstgevende opdrachten.

Een voorbeeld: Gegeven je budget heb je 5 opdrachten nodig. Je hebt gemeten dat om 5 opdrachten te krijgen, je 15 keer op een shortlist moet hebben gestaan. Om 15 keer op een shortlist te staan, moet 75 keer op een longlist staan. Om op 75 keer op een longlist te staan, moet je 225 keer een voorstel indienen. Etcetera. Zie je de funnel ontstaan? Op basis van de funnel kun je je marketing- en verkoopinspanning plannen. B.v. het maken van een voorstel kost gemiddeld 3 uur. Dan weet je dus dat je 675 uur aan voorstellen moet werken. Het gaat fout als je de funnel-verhoudingen (hier 1:3:5:3) als gegeven gaat beschouwen.

Wat vaak buiten beschouwing wordt gelaten is de mogelijkheid om de effectiviteit en kansdichtheid te beïnvloeden. Door ervaring en automatisering kun je effectiever gaan werken ( 2 in plaats van 3 uur per voorstel). De kansdichtheid kan op velerlei manieren worden verhoogd. Soms weet je dat je door de klant als referentie wordt. Niks mis mee. Echter die klant moet je wel met enige regelmaat een opdracht gunnen. Anders is dit een verlieslatende prospect/klant en daar moet je afscheid van nemen. Soms moet je beter nagaan waar en welke klanten je wilt hebben. Daar richt je inspanningen op. De rest laat je lopen. Kortom per fase kijk je op welke wijze je jouw kansdichtheid gegeven jouw inspanning zo hoog mogelijk kan krijgen.

Uiteraard kan ik je hierbij ondersteunen. Wil je dit? Stuur een email of bel.