Liquiditeitsplanning & Budget

Een liquiditeitsplanning geeft inzicht wanneer hoeveel geld wordt ontvangen of uitgegeven. Een liquiditeitsplanning geeft ook de perioden met kastekorten weer. Deze informatie kan gebruikt worden om te proberen met inkomsten en uitgaven te schuiven of ruimschoots op tijd met de bank afspraken te maken.

Het opstellen van een budget is haast nog belangrijker dan het budget zelf. In het proces van opstellen denk je na en maak je verwachtingen over de toekomst. In de loop van het jaar toets je regelmatig, bijvoorbeeld eenmaal per maand, of uitgangspunten en verwachtingen nog opgaan.

Wat is een budget? In de meest simpelen vorm een winst- en verliesrekening, een balans en een liquiditeitsplanning. Klinkt ingewikkeld echter als je een winst- en verliesrekening hebt dan volgt de liquiditeitsplanning “vanzelf”. Het opstellen van een omzet- en kostenbudget heb ik eerder beschreven. Éen opmerking: ik heb het hier over het opstellen van een budget voor kleine niet kapitaalintensieve ondernemingen. Bijvoorbeeld een budget voor een zzp’er, ambulante handel, creativeling etc..

Goed nu de liquiditeitsplanning. In het winst- en verliesbudget is geen rekening gehouden met betaaldata en belastingen. Eerst begin je met de verkoopontvangsten. Verkoop je contant dan hoef je niets te doen. Verkoop je op rekening, dan worden je facturen op of na de betaaltermijn betaald. Dus is de betaaltermijn 30 dagen, dan ontvang je betalingen van de verkopen over januari in februari. Echter sommige klanten hebben lak aan jouw factuurtermijn. Sommige retailers betalen eenmaal per kwartaal, overheden betalen nooit binnen één maand, drie is daar meer de regel. Om te kunnen verkopen moet je inkopen. Vaak koop je ook meer in, dan de individuele verkoop is. Bijvoorbeeld je moet een doos ijsjes inkopen voordat je één ijsje kunt verkopen. Deze inkopen moet meestal binnen 30 dagen betaald worden. Dus wederom de verkopen van januari, die moet je in december in voorraad nemen en daarmee in januari betalen. Uhmm, dan is ijsjes een slecht voorbeeld, echter het principe is duidelijk. Sommige kosten moeten vooraf worden voldaan. Denk aan huur en verzekeringen. Verwerk dat in je planning. Hierna verhoog je de posten, daar waar relevant, met de BTW. Tegelijk saldeer je de ontvangen en betaalde BTW per maand. In de eerste maand van ieder kwartaal moet aan de fiscus de BTW over het vorige kwartaal afdragen. Schrik niet als je BTW terugkrijgt. Bij sterke seizoensinvloeden kan dit het geval zijn. Nu resten nog twee stappen. Ten eerste vul aan het begin en eind van iedere maand je verwachte banksaldi in. De tweede stap is controleren of je ergens aan het eind van de maand rood staat. Is dat het geval, bereken eerst in welke week of weken van de maand het probleem zich voordoet. Kijk vervolgens of je door met uitgaven schuiven het probleem kan verhelpen. Mogelijk kunnen jouw afnemers eerder betalen. Mocht dit niet lukken, informeer zo snel mogelijk of je een rekening courant-faciliteit met de bank kan afspreken.

Goed mocht je ondertussen in mijn uitleg verdwaald zijn, dan kan ik je hiermee helpen. Bel of email mij dan. Kijk ook eens bij mijn services. Dan krijg je een idee van de kosten.

Omzet- en kosten budget

In een omzet- en kosten budget worden de verwachte inkomsten en uitgaven van de onderneming geschat. Het opstellen van een budget is haast nog belangrijker dan het budget zelf. In het proces van opstellen denk je na en maak je verwachtingen over de toekomst. In de loop van het jaar toets je regelmatig, bijvoorbeeld eenmaal per maand, of uitgangspunten en verwachtingen nog opgaan.

Wat is een budget? In de meest simpelen vorm een winst- en verliesrekening, een balans en een liquiditeitsplanning. Klinkt ingewikkeld echter als je een winst- en verliesrekening hebt dan volgt de liquiditeitsplanning “vanzelf”. Met enig gepuzzel kan uit de omzet- en kosten budget en liquiditeitsplanning de balans worden verkregen. Één opmerking: ik heb het hier over het opstellen van een budget voor kleine niet kapitaalintensieve ondernemingen. Bijvoorbeeld een budget voor een zzp’er, ambulante handel, creativeling etc..

Eerst de winst- en verliesrekening. Ik werk altijd van groot naar klein. Dus eerst een jaarbudget en vervolgens maandbudget. Start met de jaarverkopen per productcategorie. Trek hier de inkopen (ten behoeve van de verkopen) vanaf. Je houdt nu jouw brutomarge (ook wel toegevoegde waarde genoemd) over. Vervolgens trek hier alle vaste bedrijfskosten vanaf. Denk hierbij aan huur, verzekeringen, energie, afschrijvingskosten en vast personeel. Sla de afschrijvingskosten van jouw investeringen, b.v. computers en auto, niet over. Trek hier vervolgens de variabele bedrijfskosten vanaf. De variabele kosten zijn bijvoorbeeld tijdelijk personeel, reiskosten, verkoopkosten, marketing. Dus eigenlijk alle kosten die “meebewegen” met je verkopen. Als laatste reken je de financieringslasten uit. Je houdt nu de winst over. Vervolgens verdeel je de jaaromzet en -kosten naar de maanden. Houdt rekening met vakantie’s en seizoensinvloeden. In de zomer gaat iedereen met vakantie. Zit je in de consumentenmarkt denk ook aan feestdagen en warm weer. Dit alles heeft gegarandeerd invloed op je omzet. Je hebt nu een budget waarmee je redelijk je onderneming kan sturen. Je kunt nu per maand controleren of je omzet volgens budget verloopt. Is dit niet het geval, dan kun je kijken of je variabele kosten met de omzet “meebewegen”. Heb je negatieve afwijkingen, kijk dan waar het fout gaat. Is het geen incident, bijvoorbeeld inhuur personeel vanwege ziekte vast personeel, neem onmiddellijk maatregelen.

Goed mocht je ondertussen in mijn uitleg verdwaald zijn, dan kan ik je hiermee helpen. Bel of email mij dan. Kijk ook eens bij mijn services. Dan krijg je een idee van de kosten.

Copyright

Op internet lijken creatieve uitingen vogelvrij. Iedereen die teksten, foto’s, tekeningen, ontwerpen op internet plaatst heeft met kopieergedrag te maken.  Mag dat kopiëren zomaar? Het antwoord is dubbelzinnig “nee”. Indien de copycat daarop wordt aangesproken is de reactie vaak “ik dacht dat je het leuk vond”,”moet je het maar niet op internet zetten want dan is het vrij”, “ik kon de eigenaar niet vinden” of “jouw site krijgt er meer bezoekers door”.  Kortom je moet niet zeuren maar blij zijn. Dan nu jouw rechten.

De maker van oorspronkelijk werk is zonder beperking automatisch eigenaar  van de intellectuele eigendomsrechten zoals auteursrecht en dus ook copyright. Dit recht hoeft niet geclaimd te worden. Nu niet meteen de denkbeeldige knuppel uit de kast pakken om die irritante kopieerder figuurlijk om de oren te slaan. Want aan dit ogenschijnlijk absolute eigendomsrecht zitten toch wel een paar beperkingen. Om te beginnen het citaat-recht. Er mag uit oorspronkelijk werk geciteerd worden. De grens tussen kopiëren en citeren is (voor mij) niet altijd even duidelijk. Juridische interpretatie is dan noodzakelijk. Ook mag een oorspronkelijk werk voor thuisgebruik gekopieerd worden. Dit betekent niet dat eindeloos kopieën onder familie en vrienden mag worden uitgedeeld. Een aardige bijvoorbeeld is een foto op internet van een thuissituatie waarop een thuiskopie is te zien. De rechthebbende kan op grond van deze publicatie een vergoeding eisen. Een thuiskopie verkopen is helemaal uit den boze. Wat wel en niet mag, dus wat jouw rechten zijn, staat helder op deze blog uitgelegd. De juridische dame achter deze blog kan ook om raad gevraagd worden.

Nu wil jij je recht halen. Jouw intellectueel eigendom is zonder instemming of billijke vergoeding gebruikt. Om te beginnen de billijke vergoeding. Ook in dit stadium moet de gevraagde vergoeding in verhouding tot het gebruik zijn. Dus als jouw foto op een website is gebruikt, wordt je daar normaliter geen miljonair van. De vergoeding mag wel stevig zijn. Dus eerst maan je schriftelijk dat de kopieerder het gebruik moet stoppen. En dan nu de vergoeding. Een blog met 10 bezoekers is de inspanning van een factuur zeker niet waard. Daarin tegen bijvoorbeeld een lifestyleblog met vele 10.000en bezoekers. Dit is een ander verhaal. Deze kan gevraagd worden om een billijke vergoeding te betalen. Ik ben van de school eerst een factuur sturen met twee regels en daarna eventueel verder praten. Één regel met de billijke gebruiksvergoeding en één regel met door jouw gemaakte normale kosten(urendeclaratie) tot op dat moment. Deze factuur kan het normale incassotraject volgen. Het is verstandig deze aanpak in je leveringsvoorwaarden ( te vinden op je website) op te nemen. O ja en vergeet niet het geconstateerde gebruik veilig te stellen (schermafdruk).

Nu bestrijd de kopieerder jouw eigendomsrechten (want er is bijvoorbeeld geciteerd). Ga je dan juridisch je gelijk proberen te halen? Hier stokt het bij de meesten. Je bent één pitter, de bedrijfsinkomsten zijn niet heel hoog en een juridische verzekering is te duur.  Goede raad is dan duur.Maak een economische afweging. Wat brengt deze inspanning en risico jouw in de toekomst op? Is dit positief, kun je het betalen? Is dit ook positief, wil je zoveel negatieve aandacht aan iets uit het verleden besteden? Kortom wees verstandig en denk het goed door. Echter als je besluit om door te pakken, doe dat zeer kordaat en zonder twijfel. Straal dit ook uit.

 

Bewaarplicht: Achtergrond

Administratie is voor velen een last. Toch ontkomt niemand daaraan. Een ondernemer c.q. onderneming moet een administratie voeren. De verplichting tot het voeren van een administratie is in de wet vastgelegd. Bijvoorbeeld in artikel 52 lid 1 Algemene Wet inzake Rijksbelasting (AWR) en artikel 2:10 lid 4 Burgerlijk Wetboek (BW) of uitvoeringsbesluiten.

De fiscale bewaarplicht is 7 jaar.  Sommige informatie moet langer bewaard worden. De basisgegevens moeten 7 jaar en gegevens van onroerende zaken moeten 10 jaar bewaard blijven. Voor de fiscus zijn de basisgegevens zijn:

  • het grootboek
  • de debiteuren- en crediteurenadministratie
  • de voorraadadministratie
  • de in- en verkoopadministratie
  • de loonadministratie

Met de fiscus kunnen schriftelijk (!) afspraken over kortere termijnen, detailniveau en de vorm waarin bewaard wordt worden gemaakt. Indien de vorm van bewaring wijzigt (conversie) moet vooraf met de fiscus overlegd worden.

Bewaarplicht betekent dat de ondernemingsstukken gedurende de bewaarperiode geraadpleegd moeten kunnen worden. De onderneming of de ondernemer blijft daar zelf verantwoordelijk voor. Deze verantwoordelijkheid vergt voorbereiding. B.v. de digitale copy van de boekhouding van zeg 6 jaar geleden, kan de gegevensdrager nog gelezen worden (wie heeft er nog een floppy drive)? Doet de gegevensdrager het nog? Kan het huidig pakket met de bestanden van 6 jaar geleden werken? Sommige afdrukken vervagen relatief snel. Na enige jaren zijn ze niet meer leesbaar. En dan de zoektocht naar officiële ondernemingsstukken. Het leek zo handig om alle documenten betreffende leningen in 1 map te stoppen. Gegarandeerd dat de sommige stukken niet meer gevonden kunnen worden. Dan de loonadministratie. Bestaat het loonadministratiebedrijf van 6 jaar geleden nog wel? Zo nee, waar zijn de stukken gebleven?

De administratie moet zo worden ingericht en gevoerd dat de rechten en verplichtingen van de ondernemer c.q. onderneming altijd kunnen worden bepaald. Aan het bewaren en de bewaartermijn van de administratie zijn regels gesteld. De meest duidelijke regels zijn die van de fiscus. Echter andere instantie’s kunnen ook regels stellen (denk aan de verplichtingen van een hinderwetvergunning).

Persoonsgegevens mogen een maximale periode bewaard worden. B.v. de persoonsgegevens van sollicitanten mogen tot maximaal 4 weken na einde van de sollicitatieperiode  bewaard worden.

Het niet voldoen aan bewaarplicht kan juist in vervelende situatie’s echt pijn doen (b.v. bestuurdersaansprakelijkheid). Wil je een goed overzicht van de juridische regels rond de bewaarplicht, dan is dit een helder document.

De les is dat bewaarplicht geen wassen neus is. Bewaarplicht vraagt inspanning en aan het eind is de ondernemer of bestuurder persoonlijk aansprakelijk.

Netwerk-effecten

Stel je bent techneut. Stel je hebt een grandioos idee. Je gaat een nieuwe techniek ontwikkelen waarmee je de wereld verder helpt. Klinkt goed nietwaar? Nu de weerbarstige praktijk.

Je bent zeer goed in je vak. De proof-of-concept werkt boven verwachting. Met de proof-of-concept ga je bij een paar potentiële klanten langs. Iedere klant vindt het prachtig, ziet er de toepassingen van. Echter je proeft een zekere weerstand om de techniek in de toekomst te gaan gebruiken. Dit is het moment waarop het verstandig is te onderzoeken of er sprake is van netwerk-effecten.

Wat zijn netwerk-effecten? Een voorbeeld uit de consumentenmarkt. Iedereen, echt iedereen koopt windows personal computers. Natuurlijk er zijn twee groepjes die weerstand bieden: De Apple– (voor het mooi) en de Linux-kopers (de geeks en nerds).

Waarom overheerst windows de pc-markt? Dat is het gevolg van sterke netwerk-effecten. Onder ander door het netwerk effect van lock-in. Als jongeling hadden wij thuis een windows computer. Ik weet dus van jongs af aan hoe windows en bijbehorende programmatuur werkt. Ook al ziet Apple er nog zo goed uit, ik zal de software van Apple moeten leren gebruiken. Dit betekent extra inspanning (leereffect). Het zal duidelijk zijn, mijn bekendheid met windows zorgt voor een mentale lock-in.

Hoe heeft Microsoft dit bereikt? Toen zij met hun eerste product op de markt kwamen, waren er technisch superieure producten beschikbaar.  Toch is Microsoft de allergrootste geworden. Het is eigenlijk heel simpel. Dankzij de marketinginzichten van Bill Gates was Microsoft in de begindagen van de pc in no time de allerbelangrijkste operating systeem leverancier. Na die begindagen was Microsoft de marktleider. Een pc zonder het O.S. van Microsoft betekende dat je letterlijk digitaal geïsoleerd was.  De meeste klanten kochten “gewoon” een windows-pc. Wel zo veilig.

Kijk om je heen. We worden omringd door netwerk-effecten. Soms de facto, soms door de overheid (standaardisatie!) afgedwongen. Het heeft vele voordelen. Daar tegenin gaan is geen sinecure. Vaak is het een kwestie van lange adem en diepe zakken (elektrische auto’s). Betekent dit dat nieuwe techieken voor een hopeloze taak staan? Nee, wie kent Mosiac of Netscape Navigator en Harvard Graphics nog? Microsoft heeft deze marktleiders op het gebied van browsers en presentatie door hun game changing tactiek weggevaagd.

De les die geleerd moet worden is dat de introductie van producten gebaseerd op nieuwe technologie zorgvuldig gepland moet worden. Feedback van (potentiële) klanten is cruciaal. Slim zijn. Soms is een stap achteruit pure winst.

Voor vragen kun je mij altijd bellen of mailen.

 

Funneling

Soms hoor je het begrip “funneling” in verkoop- en marketing-kringen. Meestal wordt het begrip 1 dimensionaal toegepast. Dit is verspilling van bedrijfsresources. Ik zal eerst het begrip funneling uitleggen en daarna aan welke knoppen je kunt draaien.

Neem een omgekeerde toeter in gedachte (dus het wijde gedeelte staat naar je toe en het smalle gedeelte staat van je af). Het wijde gedeelte staat voor alle mogelijkheden in jouw relevante markten en het nauwe gedeelte de klant die jou een opdracht gunt. Met andere woorden funneling is het samenstel van processen om marktmogelijkheden te identificeren tot en met het verwerven van voldoende winstgevende opdrachten.

Een voorbeeld: Gegeven je budget heb je 5 opdrachten nodig. Je hebt gemeten dat om 5 opdrachten te krijgen, je 15 keer op een shortlist moet hebben gestaan. Om 15 keer op een shortlist te staan, moet 75 keer op een longlist staan. Om op 75 keer op een longlist te staan, moet je 225 keer een voorstel indienen. Etcetera. Zie je de funnel ontstaan? Op basis van de funnel kun je je marketing- en verkoopinspanning plannen. B.v. het maken van een voorstel kost gemiddeld 3 uur. Dan weet je dus dat je 675 uur aan voorstellen moet werken. Het gaat fout als je de funnel-verhoudingen (hier 1:3:5:3) als gegeven gaat beschouwen.

Wat vaak buiten beschouwing wordt gelaten is de mogelijkheid om de effectiviteit en kansdichtheid te beïnvloeden. Door ervaring en automatisering kun je effectiever gaan werken ( 2 in plaats van 3 uur per voorstel). De kansdichtheid kan op velerlei manieren worden verhoogd. Soms weet je dat je door de klant als referentie wordt. Niks mis mee. Echter die klant moet je wel met enige regelmaat een opdracht gunnen. Anders is dit een verlieslatende prospect/klant en daar moet je afscheid van nemen. Soms moet je beter nagaan waar en welke klanten je wilt hebben. Daar richt je inspanningen op. De rest laat je lopen. Kortom per fase kijk je op welke wijze je jouw kansdichtheid gegeven jouw inspanning zo hoog mogelijk kan krijgen.

Uiteraard kan ik je hierbij ondersteunen. Wil je dit? Stuur een email of bel.

Kilometer-administratie

Soms moet een kilometer administratie worden bijgehouden. Bijvoorbeeld omdat de fiscus dat eist. De kilometeradministratie is relatief simpel. Er is navigatiesoftware te koop die alle ritten bijhoudt. Heb je deze software niet of wil je deze niet gebruiken, dan kun je een spreadsheet gebruiken. Dat is wel meer werk. De spreadsheet moet de volgende kolommen hebben:

  1. datum
  2. km beginstand
  3. vertrekpunt
  4. aankomstpunt
  5. gereden km’s
  6. privé/zakelijk
  7. relatie
  8. toelichting
  • ook de privé-ritten op zaterdag en zondag invullen
  • voor het vertrek- en aankomstpunt is postcode & huisnummer voldoende
  • “gereden km’s” kun je van de dagteller aflezen
  • de “relatie” moet uiteraard ook in de agenda staan. Indien de rit privé is hoeft het doel niet omschreven te worden.
  • “toelichting” invullen als er reden toe is (bv afwijkende km vanwege omleiding)

Leg een kladblokje in de auto. Noteer daar per rit de vereiste gegevens in. Iedere werkdag verwerk je deze aantekeningen in de spreadsheet. De km-administratie moet sluitend zijn. Dit betekent dat de beginstand plus alle gereden km’s van de betreffende dag de beginstand van de volgende dag is.  Voorbeeld. Je hebt gisteren drie ritten gedaan van 45, 52 en 23 km (= totaal 120 km) gedaan. De beginstand gisteren was 101.534 km. De beginstand vandaag is dus ( 101534 + 120 = ) 101.654 . Of dit klopt kun je aflezen in de auto!

Vergeet niet regelmatig een copy van de spreadsheet veilig te stellen.

Er zijn mensen die de er een sport inzien om door middel van “creatief” opschrijven geen privé-km’s te noteren. Indien de fiscus jouw aangifte onder de loep neemt, willen zij wel eens cross controles uitvoeren. B.v. op de factuur van de garage staat de km-stand van jouw auto. Die stand moet natuurlijk wel kloppen met jouw administratie. Met enige regelmaat staan berichten in kranten dat de fiscus tijdens het vakantieseizoen bij grensovergangen passerende auto’s fotografeert. Of tijdens hoogtijdagen bij meubelboulevards of pretparken. Die kentekens worden natuurlijk vergeleken met de aangiften waarin geen privé-gebruik is opgegeven. Uiteraard zal de fiscus om uitleg vragen indien jouw ritje op tweede Pinksterdag naar de meubelboulevard niet als privé staat genoteerd. Succes! Dat wordt zweten.